Impressum für Freiberufler und Einzelunternehmer: Was sich von GmbH und Gewerbe unterscheidet

Unabhängig davon, ob Sie freiberuflich arbeiten, ein Gewerbe angemeldet haben oder eine GmbH führen, gehören diese vier Punkte in jedes Impressum einer geschäftlich genutzten Website.

1. Name in der Form, unter der Sie tätig sind. Bei einer Einzelperson der vollständige bürgerliche Name, nicht nur ein Fantasiename oder eine Marke.
2. Ladungsfähige Anschrift. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort. Ein Postfach genügt dafür nicht.
3. Ein schneller elektronischer Kontaktweg, der eine unmittelbare Kommunikation ermöglicht. Die E-Mail-Adresse ist dabei ausdrücklich genannt.
4. Rechtsform und Vertretungsberechtigte, sobald es sich nicht um eine Einzelperson handelt.

Alles Weitere, also Register, Kammer, Berufsbezeichnung, Aufsichtsbehörde und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, gilt jeweils nur, wenn der Fall bei Ihnen tatsächlich vorliegt. Der Gesetzestext formuliert diese Punkte sinngemäß als Bedingung, nicht als Aufzählung zum Abarbeiten.

Die Tabelle zeigt, welche zusätzlichen Felder in welchem Fall überhaupt auftauchen. Ein Strich bedeutet: Das Feld gehört bei dieser Konstellation nicht ins Impressum und bleibt leer.

Das praktische Ergebnis für die meisten Leser dieses Beitrags: Wer allein und nicht reglementiert arbeitet, braucht ein kurzes Impressum. Name, Anschrift, Telefon und E-Mail, dazu die Umsatzsteuerzeile, falls sie zutrifft. Mehr nicht. Ein längeres Impressum ist in diesem Fall kein Zeichen von Sorgfalt, sondern von übernommenen Textbausteinen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nach § 27a UStG erteilt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag. Auf Antrag bedeutet: Wer sie nie beantragt hat, hat auch keine. Das trifft auf einen großen Teil der Kleinbetriebe zu, besonders auf Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG.

Daraus folgen drei Regeln, die in der Praxis regelmäßig verletzt werden.

• Keine ID vorhanden, also keine Zeile. Die Angabepflicht greift nur, wenn eine Nummer existiert. Ein leeres Feld mit der Beschriftung Umsatzsteuer-ID ist schlechter als gar kein Feld.
• Die Steuernummer ist kein Ersatz. Sie ist eine andere Nummer mit anderem Zweck, sie ist nicht angabepflichtig, und sie gehört aus Datenschutzgründen nicht auf eine öffentliche Seite.
• Wer Kleinunternehmer ist, darf das erklären. Ein Satz wie im Impressum dieser Website genügt: Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer liegt nicht vor. Damit ist die Frage für jeden Leser beantwortet.

Ein echtes Beispiel für genau diesen Fall steht im Impressum dieser Website: Einzelunternehmen, keine Registereintragung, keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dafür die Erklärung zur Kleinunternehmerregelung.

Zwischen freiberuflich und freiberuflich liegt ein wichtiger Unterschied. Eine Texterin und eine Zahnärztin sind beide Freiberuflerinnen, aber nur bei einer davon wird der Beruf staatlich reglementiert. Bei reglementierten Berufen kommen drei Felder hinzu.

1. Zuständige Kammer. Ärztekammer, Rechtsanwaltskammer, Architektenkammer, Steuerberaterkammer und so weiter, jeweils mit der konkreten Landeskammer.
2. Gesetzliche Berufsbezeichnung und der Staat, in dem sie verliehen wurde. Also etwa: Zahnärztin, verliehen in der Bundesrepublik Deutschland. Diese zweite Hälfte wird fast immer vergessen.
3. Die maßgeblichen berufsrechtlichen Regelungen und wo sie einsehbar sind. In der Praxis ist das ein Link auf die Berufsordnung der Kammer. Der Verweis auf das Regelwerk allein genügt nicht, die Fundstelle gehört dazu.

Ob Ihr Beruf reglementiert ist, beantwortet die zuständige Kammer verbindlich. Wenn es keine Kammer gibt, bei der Sie Pflichtmitglied sind, ist der Beruf in aller Regel nicht reglementiert, und die drei Felder entfallen vollständig.

Dieser Punkt überrascht viele Betriebe, weil er nicht im Digitale-Dienste-Gesetz steht, sondern im Medienstaatsvertrag. Nach § 18 Abs. 2 MStV muss ein Anbieter von Telemedien mit journalistisch-redaktionell gestalteten Angeboten zusätzlich einen Verantwortlichen mit Namen und Anschrift benennen.

Ob ein Unternehmensblog darunter fällt, hängt vom Einzelfall ab. Regelmäßig erscheinende, redaktionell aufbereitete Beiträge mit Informationscharakter sprechen dafür, eine reine Leistungsbeschreibung dagegen. Praktisch heißt das: Wer neben den Leistungsseiten einen Ratgeberbereich pflegt, sollte die Zeile setzen. Sie kostet nichts und schließt eine Lücke, die sonst ausgerechnet die sorgfältig gepflegten Seiten betrifft.

Die benannte Person muss dabei drei Bedingungen erfüllen: ständiger Aufenthalt im Inland, unbeschränkte Geschäftsfähigkeit und unbeschränkte strafrechtliche Verfolgbarkeit. Bei einem Einzelunternehmen ist das ohnehin die Inhaberin oder der Inhaber selbst. Bei mehreren Verantwortlichen muss erkennbar sein, wer für welchen Teil zuständig ist.

Genauso wichtig wie die Pflichtangaben ist die Gegenrichtung. Diese drei Bausteine stehen in vielen Impressen kleiner Betriebe, obwohl sie dort nicht hingehören.

Der Hinweis zur Verbraucherschlichtung. § 36 VSBG nimmt Unternehmer ausdrücklich aus, die am 31. Dezember des Vorjahres zehn oder weniger Personen beschäftigt haben. Für den allergrößten Teil der hier angesprochenen Betriebe entfällt die Informationspflicht damit. Ein freiwilliger Hinweis schadet nicht, nur sollte er dann nicht so klingen, als sei man zur Teilnahme verpflichtet.

Die Steuernummer. Siehe oben. Sie ist nicht angabepflichtig und hat auf einer öffentlichen Seite nichts zu suchen.

Seitenlange Haftungsausschlüsse. Die üblichen Textblöcke zu Haftung für Inhalte und Links geben im Wesentlichen die gesetzliche Lage wieder. Sie sind zulässig und verbreitet, aber sie ersetzen keine einzige fehlende Pflichtangabe. Wer die Pflichtangaben nicht sauber hat, verbessert seine Lage durch zwei weitere Absätze Haftungstext nicht.

Das Muster dahinter ist immer dasselbe: Ein Impressum wird nicht durch Länge richtig, sondern durch Genauigkeit. Fehlt eine Pflichtangabe, hilft kein Zusatz. Steht eine Angabe drin, die nicht zutrifft, entsteht daraus im Zweifel eine falsche Auskunft.

Öffnen Sie Ihr Impressum und gehen Sie diese Liste durch. Für die ersten fünf Punkte brauchen Sie nichts als die Seite selbst.

1. Steht Ihr vollständiger bürgerlicher Name dort, oder nur ein Firmen- oder Markenname?
2. Ist die Anschrift eine ladungsfähige Adresse und kein Postfach?
3. Gibt es eine E-Mail-Adresse, die tatsächlich gelesen wird? Schicken Sie sich selbst eine Testnachricht.
4. Steht eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dort, die Sie wirklich haben? Wenn nicht: Zeile entfernen oder durch die Kleinunternehmererklärung ersetzen.
5. Steht Ihre Steuernummer dort? Dann entfernen.
6. Haben Sie einen Ratgeber- oder Blogbereich? Dann prüfen Sie die Zeile nach § 18 Abs. 2 MStV.
7. Beschäftigen Sie mehr als zehn Personen? Erst dann wird der Schlichtungshinweis zur Pflicht.

Ist das Impressum danach sortiert, lohnt der Blick auf die zweite Pflichtseite. Der Datenschutz-Check geht die Datenschutzerklärung und die eingebundenen Dienste durch; erfahrungsgemäß ist dort mehr offen als im Impressum, weil sich dort seltener etwas ändert.

Ein Impressum veraltet leise. Es gibt keine Fehlermeldung, wenn die Telefonnummer seit einem Jahr nicht mehr stimmt. Drei Anlässe machen eine Prüfung fällig, und alle drei fallen im Alltag kaum auf.

Ein Wechsel der Rechtsform. Aus einer Einzelunternehmung wird eine GmbH, aus einer GbR eine UG. Damit ändern sich Register, Vertretungsberechtigte und oft die Haftungsangaben auf einen Schlag.

Eine neue Adresse oder Telefonnummer. Der häufigste Fall und der ärgerlichste, weil dann auch der Kontaktweg nicht mehr funktioniert.

Die erstmalige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt oder erstmals im EU-Ausland einkauft, bekommt eine Nummer. Ab dann ist sie anzugeben, und die alte Kleinunternehmerzeile muss weg.

Nach meiner Erfahrung aus Kundenprojekten fällt ein veraltetes Impressum fast nie dem Betrieb selbst auf. Es fällt auf, wenn ein Kunde die alte Nummer anruft, oder wenn ein Wettbewerber genauer hinsieht. Ein jährlicher Blick genügt, wenn er stattfindet; koppeln Sie ihn an einen Termin, den es ohnehin gibt, etwa die Steuererklärung.

Für Freiberufler und Einzelunternehmer ohne Registereintrag ist ein korrektes Impressum kurz. Name, ladungsfähige Anschrift, E-Mail und Telefon, die Umsatzsteuerzeile nur wenn zutreffend, bei einem Ratgeberbereich der Verantwortliche nach § 18 Abs. 2 MStV. Register, Kammer und Berufsbezeichnung entfallen, sofern kein reglementierter Beruf vorliegt.

Die Fehler, die in der Praxis auffallen, entstehen fast alle durch Übernahme: ein Muster von einer GmbH-Website, ein Generator, der alle Felder anbietet, ein Textbaustein aus einem Forum. Jede Angabe, die nicht auf Sie zutrifft, ist im besten Fall überflüssig und im schlechteren Fall falsch.

Noch einmal ausdrücklich: Dieser Beitrag ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Er hilft dabei, die richtigen Fragen zu stellen, bevor Sie Geld für eine Prüfung ausgeben. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Pflichtseiten vollständig und erreichbar sind, schicken Sie mir über das Kontaktformular kurz die Adresse Ihrer Website. Ich sage Ihnen, welche Angaben technisch fehlen oder nicht erreichbar sind. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Rechtsberatung.